Calentemos los músculos para rendir mejor…

“Se me hace raro…”, “…..estos silencios para pensar cómo vengo a la reunión me incomodan”… fueron comentarios de algunas de las personas que participaron en el taller Reuniones eficaces que facilitamos la semana pasada cuando tratamos la importancia de reservar un momento previo a la reunión para “aterrizar” y prepararnos para la tarea.

Y sin embargo, esos momentos de auto-observación, centramiento y preparación nos parecen “lo normal” en otros contextos y actividades que no sean las reuniones. Por ejemplo:

Deportistas, cantantes, intérpretes etc. calientan antes de afrontar el trabajo.

Captura de pantalla 2014-10-23 a la(s) 23.09.12

En muchos deportes, antes de una competición, un partido o un entrenamiento, se empieza tomando conciencia del estado físico y mental: “¿cómo estoy para afrontar lo que viene ahora? ¿cómo está el resto del equipo?”.

Los niños/as pequeños/as cuando llegan a la guardería se colocan en círculo para cantar, mirarse / reconocerse, desearse los buenos días y preparar así esas pequeñas mentes para que aprendan lo que serán las bases de sus vidas.

¿Por qué no lo aplicamos entonces al ámbito laboral, a nuestras reuniones, que no son otra cosa que momentos de trabajo en equipo?

La siguiente descripción de lo que sucede en muchas reuniones nos suena familiar:

“Demasiadas veces comenzamos una reunión y no nos damos cuenta de que dos tercios de los presentes no tienen ni idea de por qué están allí. Por supuesto, no hay tiempo para explicarles, estamos demasiado preocupados por cumplir la agenda. Al final de la reunión asumimos, sin verificarlo, que todos comprendieron los temas y se comprometieron con las decisiones. Después, no se cumple lo que acordamos. Es un desastre. Y nos sorprendemos, ya que pensábamos que la reunión había sido estupenda. De hecho, siempre pensamos que cuantas menos preguntas se hagan, mejor. Si no hay preguntas, inferimos que todo el mundo entendió y estuvo de acuerdo”

Esto lo dice David Miador, Vicepresidente de Finanzas de la Compañía Eléctrica de Detroit, pero suena muy parecido a lo que escuchamos de muchos/as de los/las participantes en las formaciones.

Existen varias herramientas/técnicas para que las reuniones sean más eficaces y satisfactorias. Entre ellas nos parece clave el dedicar unos pocos minutos, un espacio conversacional, antes de comenzar cualquier trabajo en equipo/grupo para:

  • Establecer un contexto compartido.
  • Mirar /reconocer y escuchar a los demás miembros cómo llegan a la reunión: genera un clima de respeto mutuo.
  • Conocer los factores externos que tienen influencia sobre el estado de ánimo de las personas participantes.
  • Estar presente y centrarse en la tarea.
  • Dejar claros los objetivos que se persiguen en la reunión: permite coordinar los objetivos y expectativas de las personas participantes.
  • Poner la agenda al servicio del equipo: el equipo es dueño del tiempo y de la reunión. ¿Hay algún tema de última hora que debemos incluir? ¿Hace falta recalcular algunos tiempos por algún tema o situación de última hora? ¿El orden de los temas nos sigue conviniendo?

Sabemos, por experiencia acompañando equipos en procesos de coaching de equipo, que al principio las personas pueden sentir este espacio como algo “raro” o incluso “incómodo” porque no estamos acostumbrados/as a parar conscientemente para respirar, sentir, observar y escuchar. Se trata de un hábito de trabajo colectivo que los equipos, pasado los primeros “asombros”, rápidamente incorporan, por su utilidad, para el desarrollo de su rendimiento.

Nos gusta El baile de los 20 minutos que Arawana Hayashi propone al comienzo de sus talleres para “llegar al aula” o la ronda de “Buenos días” con las que comienza sus talleres el clown Néstor Muzo  para cargarnos de energía y deshacer “barreras” con humor, y por supuesto, la herramienta de Check-in que Fredy Kofman propone en el tomo 2 de su trilogía Metamanagement.

Y ahora…¿qué tal si te paras conscientemente unos minutos para después adentrarte de lleno en el fin de semana?

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